OUTSOURCING SISTEM INFORMASI

Pendahuluan

Dewasa ini, telah banyak digunakan oleh perusahaan untuk menggunakan sistem kerjasama dengan pihak luar untuk memenuhi kebutuhannya.  Dapat dimengerti, karena pada dasarnya perusahaan tidak dapat berdiri sendiri. Mereka memerlukan adanya pemasok untuk mendapatkan sumber bahan baku, tenaga kerja kontrak dan lainnya. Hal ini diperlukan supaya perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan bisnis utamanya. Walaupun demikian perlu kita perhatikan manfaat penggunaan pihak ketiga serta aspek risikonya. Dalam tulisan ini, penyajikan manfaat dan risiko yang umum jika kita melakukan kerjasama dengan pihak lain untuk melakukan sebagian keperluan perusahaan, terutama di bidang sistem informasi.

Secara umum, outsoucing diterjemahkan dengan pengertian pembelian barang atau jasa dari pihak ke tiga dimana sebeliumnya dilakukan dari pihak internal.

Permasalahan

Banyak perusahaan yang melakukan outsourcing akhirnya menjadi kurang puas atas hasil yang dicapai. Baik itu dalam bentuk produk, waktu, biaya maupun keamanan dari informasi yang dimiliki oleh perusahaan. Mengapa perlu melakukan outsourcing? Apa pula risiko yang harus dimengerti oleh perusahaan? Tulisan ini mencoba mengupas pertanyaan – pertanyaan tadi secara singkat, dalam konteks mata kuliah SIM.

Pembahasan

Dalam kegiatan bisnisnya,  terutama untuk sistem informasi, banyak sekali kegiatan yang melibatkan outsourcing, mulai dari pengadaan hardware, software, storage hingga maintenancenya. Demikian pula dalam pengembangan sistem informasi, kita sering berhubungan dengan oustourcing, dimana keahliannya diperlukan.

 Berikut ini adalah alasan mengapa perusahaan mengganakan outsourcing (O’Brien, 2007):

 

Alasan Melakukan Outsourcing dalam sistem informasi:

  1. Penghematan, terutama dalam jangka panjang, karena perusahaan tidak memerlukan investasi. Hal ini akan mengakibatkan ROI perusahaan menjadi baik.
  2. Manajemen dapat fokus terhadap kegiatan utamanya, dimana bisnis perusahaan berada
  3. Dapat menggunakan tenaga kerja (staff) yang ada lebih fleksibel
  4. Mendapatkan akses ke pasar global. Terutama jika penyedia jasa outsourcing adalah worldwide company.
  5. Dapat mengurangi biaya pemasaran

Namun demikian berdasarkan survey yang dilakukan oleh KMPG, terdapat beberapa risiko yang dapat terjadi akibat outsourcing tersebut, yaitu ( http://www.itgi.org/ ):

  1. Aspek hukum
  2. Aspek ketergantungan
  3. Aspek keamanan fisik Sistem informasi
  4. Aspek logic sistem informasi
  5. Aspek Sumber daya manusia

 

 Dari ke lima aspek tersebut ternyata 3 risiko yang sering terjadi jika perusahaan menggunakan outsourcing yaitu:

Keamanan Logika Sistem Informasi (Logical IS Security)

Keamanan yang berhubungan dengan akses yang tidak sah (unauthorized) terhadap sistem informasi organisasi. Ketika organisasi menggunakan outsourcing, maka sejumlah akses terhadap sistem informasinya akan bertambah, dimana pada kondisi tertentu akan mempengaruhi sistem informasi. Lebih jauh lagi organisasi akan kehilangan kontrol terhadap keamanan sistem informasinya. Dalam prosesnya, kemungkinan akan terjadi akses, modifikasi, dan lainnya, yang digunakan oleh outsourcing. Perlu diperhatikan, kemungkinan akses ini akan mencakup data – data yang sangat rahasia dan strategis.

Ketergantungan (Total Dependence/Exit Barriers)

Makin banyak tingkat ketergantungan terhadap perusahaan outsourcing, maka akan menjadi kendala bagi kita. Pada waktu kita mengikat kontrak dengan perusahaan outsourcing, pada dasarnya kita “menyerahkan” semua kontrol atas sistem informasinya. Sebagai akibat dari hal ini, fungsi – fungsi IT tdak dapat dilakukan atau merubah teknologi yang telah dibuat oleh outsourcing, tapi kita melibatkan mereka.  Oleh karena itu, perlu kejelasan dalam kontrak, mengenai exit strategi jika proyek pembangunaan ataupun pengembangan sistem informasi dengan perusahaan outsourcing.

Konsekuensi hukum (Legal Consequences)

Karena kegiatan outsourcing merupakan kerjasama diantara dua pihak, yang secara umum bersifat komersial, maka akan terdapat konsekwensi hukum. Salah satu yang terpenting adalah hak kepemilikan dan hak cipta.  Dengan adanya kerjasama ini, akan menambah kewajiban perusahaan terhadap pihak ketiga, seperti penggunaan lisensi,  Oleh karena itu, perlu sekali dibuat kontrak kerjasama yang jelas diantara kedua belah pihak yang saling menguntungkan.

Kesimpulan

Outsourcing memang diperlukan dewasa ini oleh banyak perusahaan / organisasi.  Perlu dilakukan analisa cost vs benefit, aspek hukum serta kondisi internal perusahaan / organisasi, terutama mengenai keadaan staff yang dimiliki.  Perusahaan dapat melakukan outsourcing jika memberikan manfaat dan ketergantungan terhadap perusahaan outsourcing relatif rendah. Pembuataan kontrak menjadi hal yang penting sebelum kita melakukan outsourcing.

Saran:

Selagi memiliki sumber daya yang cukup, sebaiknya dilakukan in-sourcing untuk proyek – proyek yang memerlukan waktu yang singkat dan berskala kecil. Hal ini dikarenakan staff telah mengerti budaya serta perusahaan dan dapat berinterkasi dengan mudah. Dalam kondisi yang berlawanan, outsourcing dimungkinkan dilakukan setelah perusahaan mengkaji secara mendalam.

 

Daftar Pustaka:

  1. O’brien, 2007
  2. ( http://www.itgi.org/ )
  3.  http://searchsecurity.techtarget.com/
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.